Checklists: un asunto de vida o muerte

Hace algún tiempo publiqué en una entrega una breve guía para hacer checklists o listas de verificación y así mejorar la productividad. Hoy abundaré sobre la importancia de esta herramienta.

Atul Gawande es un médico estadounidense, nacido en Brooklin, Nueva York, hijo de inmigrantes de origen indio. Cirujano especializado en endocrinología, ha desarrollado muchas intervenciones en el área, extirpando tumores cancerígenos que se desarrollan en diversas glándulas endocrinas (como las suprarrenales, ubicadas en los riñones). A través de sus escritos en la revista The New Yorker y sus libros Gawande se ha hecho un nombre como escritor de meditaciones sobre problemas y desafíos de la medicina moderna. Su libro The Checklist Manifesto comienza en un terreno familiar: sus experiencias como cirujano. Pero queda claro que el problema que le interesa afecta prácticamente a todos los aspectos del mundo moderno, y así es como los profesionales afrontan la creciente complejidad de sus responsabilidades.

En una reseña del libro de Gawande publicada en el diario británico The Independent, figura la anécdota de una intervención en la que participó, mediante laparoscopia y que llegó a suponer un riesgo vital para el paciente, pues luego de haberle extirpado un tumor, el cirujano por error le hizo una pequeña incisión en la vena cava que le provocó una inesperada hemorragia con la que perdió varios litros de sangre en pocos segundos. ¿Cómo lograron salvar al paciente? Con una checklist.

Antes de la operación, verificaron el nombre del paciente, su condición médica y signos vitales, la dosis de antibióticos adecuada, la cantidad y tipo de instrumentos necesarios, la cantidad de sangre disponible en el banco en caso de una complicación, entre muchos otros elementos. Todo esto permitió que el equipo se mantuviera con la cabeza fría en medio de la tormenta, mientras llegaba el equipo auxiliar de emergencia para reparar la rotura de la vena y así salvar la vida del paciente.

La anécdota de Gawande pone de manifiesto que, aún cuando los avances en la ciencia médica ha sido impresionantes en el último siglo, las fallas siguen siendo frecuentes. Atul Gawande ha sido pionero en la estrategia para reducir el número de tales eventos: la lista de verificación, una serie de comprobaciones básicas que se realizan antes de cada operación (¿es el paciente correcto? ¿es la extremidad correcta?), de la misma manera que los pilotos revisan su avión antes de despegar. Al medida que se ha puesto a prueba esta herramienta en los hospitales, se han reducido las complicaciones en más de un tercio.

Atul Gawande, autor de The Checklist Manifesto.

En su libro, Gawande hace una distinción entre errores de ignorancia (que cometemos porque no sabemos lo suficiente) y errores de ineptitud (que cometemos porque no hacemos un uso adecuado de lo que sabemos). El fracaso en el mundo actual tiene que ver realmente con el segundo de estos errores y, a través de anécdotas como la arriba comentada nos muestra cómo las tareas rutinarias de los cirujanos se han vuelto tan increíblemente complicadas que los errores de un tipo u otro se cometen de forma casi inevitable: es demasiado fácil para un médico competente omitir un paso, olvidarse de hacer una pregunta clave o, en el estrés y la presión del momento, no planificar adecuadamente cada eventualidad. 

La solución de Gawande se inspira en los pilotos y los constructores de rascacielos, expertos que necesitan de las listas de verificación, guías escritas que los lleven a través de los pasos clave de cualquier procedimiento complejo. Al final de su libro, Gawande muestra cómo su equipo de investigación tomó esta idea, desarrolló una lista de verificación de cirugía segura y la aplicó en todo el mundo, con un éxito asombroso.

Gawande considera que el mundo contemporáneo requiere que revisemos lo que entendemos por experiencia: que los expertos necesitan ayuda y que el progreso depende de que los expertos tengan la humildad de admitir que necesitan ayuda. El punto principal del libro es simple: no importa cuán experto seas, una lista de verificación bien diseñada puede mejorar los resultados (incluso para el propio equipo quirúrgico de Gawande). 

Cuando debemos lidiar con una situación que involucra una cierta complejidad, lo mejor que podemos hacer es acudir al simple y efectivo método de la lista de verificación. Yo mismo las he implementado en un par de procesos fundamentales en mi oficina: rendición de gastos y caja chica (1. ¿tenemos documento tributario?, 2. ¿hay respaldo de pago?, 3. ¿está registrado en ERP?, 4. ¿el costo corre por cuenta del cliente o de la empresa?, etc...), con buenos resultados en términos de ahorro de tiempo y preocupaciones.

Obviamente, las listas de verificación no son una solución absoluta. Pero está claro que, aunque la persona más inteligente y capacitada raramente incurra en errores, en la medida en que las tareas se vuelven cada vez más complejas, mayor es la probabilidad de incurrir en ellos. Como resultado, el uso de las listas de comprobación puede reducir el riesgo de errores, y mejorar el desempeño y la efectividad profesional.

Inspiración y fuentes:

- El Poder de las Checklists.

- Surgical safety: 'Without this checklist, I would have killed a man' [Seguridad quirúrgica: "Sin esta lista de verificación, yo habría matado a un hombre"]. The Independent.

- Malcolm Gladwell: Review [Reseña de Malcolm Gladwell].

William Vanderbloemen: Cómo ser un líder más productivo

William Vanderbloemen es un autor, conferencista y consultor estadounidense especializado en liderazgo, gestión de equipos y desarrollo organizacional. Es el fundador y presidente de Vanderbloemen Search Group, una empresa de búsqueda y selección de talentos para organizaciones sin fines de lucro y empresas.

Vanderbloemen es conocido por su experiencia en liderazgo efectivo, desarrollo de equipos, cultura organizacional, reclutamiento y selección de talentos y gestión de cambios. Ha escrito varios libros sobre liderazgo y gestión, como "Next: Pastoral Succession That Works" (2014) y "Search: The Pastoral Search Committee Handbook" (2016). Vanderbloemen es teólogo y pastor protestante, además es conferencista frecuente en eventos y conferencias sobre liderazgo y gestión; ha sido entrevistado en medios como Forbes (donde además tiene una excelente columna/blog), Fast Company y CNN. En su experiencia ha sabido combinar los valores éticos junto con una apropiada comprensión de los rpocesos empresariales, lo que nos recuerda al gran Stephen Covey.

Su enfoque se centra en ayudar a las organizaciones a encontrar y desarrollar líderes efectivos, y a crear culturas organizacionales saludables y productivas. En el libro Be the Unicorn: 30 Traits, Practices, and Mindsets of Exceptional Leaders ["Sea el unicornio: 30 características, prácticas y esquemas mentales de líderes excepcionales"], Vanderbloemen se centra en identificar y desarrollar las características y habilidades que distinguen a los líderes fuera de la regla. El título (Be the Unicorn) se refiere a la idea de que los líderes excepcionales son como unicornios, muy difíciles de encontrar y bastante valiosos. El libro presenta 30 rasgos, prácticas y mentalidades que Vanderbloemen ha identificado como clave para el éxito en el liderazgo.

Dirigido a líderes emergentes, gerentes y directivos, emprendedores y profesionales que buscan crecer en su carrera, algunos de los principios tratados en el libro incluyen: (1) la autenticidad y la vulnerabilidad, (2) la visión y el propósito claro, (3) la comunicación efectiva, (4) la resiliencia y la adaptabilidad, (5) el trabajo en equipo y la colaboración, (6) el crecimiento y el desarrollo personal, (7) la productividad y la eficiencia, así como (8) el liderazgo servicial y humilde. Todos temas muy importantes en la labor de conducir un equipo. Vanderbloemen sostiene que cualquier persona puede desarrollar estas características y convertirse en un líder excepcional, independientemente de su posición o título.

Be the Unicorn ofrece consejos prácticos y ejemplos reales para ayudar a los lectores a desarrollar las habilidades y mentalidades necesarias para convertirse en líderes excepcionales. Vanderbloemen identifica 12 rasgos basados en datos (data-driven) que moldean un estilo específico de liderazgo y que separan a los mejores líderes del resto:

1. La velocidad (The Fast, el rápido): es la capacidad para tomar decisiones rápidas y efectivas. La desarrollan líderes decididos, capaces de tomar decisiones informadas de manera oportuna y diferenciando lo urgente de lo que no lo es.

2. La autenticidad (The Authentic, el auténtico): se refiere a un liderazgo genuino y transparente. La despliegan líderes genuinos, transparentes y honestos consigo mismos y con otros, capaces de crear un ambiente laboral positivo y colaborativo al admitir errores y aprender de ellos, inspirando confianza en su entorno.

3. La agilidad (The Agile, el ágil): es la habilidad para adaptarse a cambios. Esta característica es común en líderes flexibles y adaptables, capaces de responder hábilmente a los desafíos del día a día.

4. La resolución (The Solver, el solucionador): es el hábito de resolver problemas complejos. La desarrollan los líderes dedicados a encontrar soluciones a los desafíos que se les presentan de manera efectiva, rechazando ser víctimas y enfocando su energía en superar los obstáculos.

5. La anticipación (The Anticipator, el anticipador): es la capacidad para prever y prepararse para el futuro. Líderes que se anticipan a los acontecimientos y tendencias para configurar sus objetivos.

6. La preparación (The Prepared, el preparado): se refiere al liderazgo que es proactivo y organizado. Son líderes dispuestos a tomar la iniciativa y estructurar un orden para influir en los acontecimientos. 

7. La autoconciencia (The Self-Aware, el autoconsciente): es la comprensión profunda de sí mismo y de sus limitaciones. La desarrollan líderes que comprenden sus fortalezas y debilidades.

8. La curiosidad (The Curious, el curioso): es la apertura a aprender y crecer. La practican líderes que tienen disposición a vivir nuevas experiencias y aprender de ellas.

9. La conexión (The Connected, el conectado): es la habilidad para construir relaciones efectivas. 

10. La simpatía (The Likable, el agradable): se refiere al liderazgo agradable y respetado. Son líderes que construyen relaciones fuertes y basadas en la comprensión del otro.

11. La productividad (The Productive, el productivo): es la capacidad para lograr resultados eficientes. Líderes que establecen prioridades y cumplen plazos.

12. El propósito (The Purpose-Driven, el impulsado por un propósito): es el liderazgo dirigido por un propósito claro. Son líderes enfocados en una meta fundamental preestablecida.

Estos 12 rasgos se basan en el análisis exhaustivo de datos y en experiencias reales de líderes exitosos, no son exclusivos, y muchos líderes exitosos los combinan de manera bastante efectiva. Vanderbloemen afirma que desarrollar estos rasgos puede ayudar a cualquier líder a convertirse en un "unicornio" – un líder excepcional.

La productividad como carácter esencial del liderazgo

Uno de los rasgos más difíciles de desarrollar en el liderazgo es la productividad. En un mundo lleno de distracciones, saber cómo mejorar la productividad es un activo de incalculable valor.

Efectivamente, ser productivo es una de las fortalezas más codiciadas en el mundo actual, tan copado de elementos que desvían la atención (notificaciones de correo electrónico y apps, redes sociales y móviles inteligentes). Solo el 5,72% de los miles de encuestados por Vanderbloemen a lo largo de los años se identificaron como prominentemente productivos.

¿Qué podemos aprender de los líderes que destacan con el rasgo de la productividad? Veamos:

- Hay una diferencia entre ser productivo y simplemente estar ocupado; las personas productivas son muy conscientes de ello.

- Una persona productiva es alguien que produce de manera eficiente (mayor cantidad) y efectiva (empleando menos tiempo y recursos).

- Utilizan inteligentemente su tiempo y recursos (materiales y humanos) para alcanzar sus objetivos.

- Por lo general, tienen su propio sistema o trucos de productividad, perfeccionados a lo largo de una vida de ensayo y error.

Los unicornios productivos, esos seres poco comunes que alcanzan cotas de productividad poco acostumbradas para el común de la gente, se caracterizan por lo siguiente: (1) han descubierto cómo trabajar de manera óptima para maximizar su productividad; (2) establecen objetivos diarios alcanzables y objetivos a largo plazo desafiantes; (3) es probable que se frustren con personas que no trabajan con la misma rapidez y eficacia que ellos (lo que plantea un desafío personal para sobrellevar esa situación); (4) a menudo prefieren trabajar solos en lugar de en equipos (lo que pudiera representar obstáculo para el trabajo en equipo).

Algunos "trucos de productividad"

Una de las razones por la que la productividad es tan importante es que puede ser medida; todos los gerentes saben que lo que se mide se hace, y permite que todo el equipo se vea bien. Establecer objetivos diarios alcanzables así como objetivos a largo plazo puede prepararte para el éxito al enfrentar el día y avanzar en los indicadores de carrera.

Otro desafío común para la productividad es la adicción a los teléfonos móviles: las pantallas y redes sociales pueden ser grandes consumidores de tiempo. Desafíate a ti mismo a pasar períodos cada vez más largos sin usar tu teléfono. Si necesitas un compañero de responsabilidad, te garantizo que tus hijos estarían encantados de separarte de tu teléfono. ¿No tienes hijos? Establece límites de tiempo en tus aplicaciones.

Otro "truco de productividad" tiene que ver con eliminar esa lista interminable de tareas que mata la productividad. Un caballero llamado Ivy Lee diseñó un método para maximizar la productividad del equipo ejecutivo del magnate del acero Charles Schwab ayudándoles a enfocarse en menos para hacer más. Simple y útil, el Método Ivy Lee contempla lo siguiente:

- Comienza por escribir las seis cosas más importantes que debes hacer hoy. 

- Luego, ordenas la lista para trabajar de arriba a abajo; algunas personas prefieren empezar con las tareas que requieren menos tiempo, mientras que otras comienzan con los proyectos más grandes. 

- A continuación, trabajas en la lista; 

- Por último, vas tachando las tareas a medida que las completas. Y luego repites el proceso al día siguiente.

Ivy Lee fue un publicista y consultor estadounidense que vivió entre 1877 y 1934. Es considerado uno de los pioneros en el campo de las relaciones públicas y la comunicación corporativa. Famoso por desarrollar el "Método Ivy Lee" para mejorar la productividad, que consiste en: (1) escribir las 6 tareas más importantes del día, (2) ordenarlas por prioridad, (3) trabajar en cada tarea secuencialmente y (4) tachar cada tarea al completarla. Además de su contribución en productividad, Ivy Lee también es conocido por ser un pionero en la creación de departamentos de relaciones públicas en empresas.

Una opción de lista de tareas que también puede ser efectiva es agrupar todas las cosas que debes hacer por áreas de tu vida. Por ejemplo: "tareas para el trabajo", "tareas para el hogar", "tareas para mí". Muchas personas tienen su propio sistema preferido de listas de tareas y estrategias de productividad. Ya sea que utilices aplicaciones, recordatorios por correo electrónico o papel y pluma, no importa cómo lo hagas, sino que lo hagas regularmente.

Otros trucos para ser más productivo son:

- Desglosar tus tareas grandes en tareas más pequeñas y manejables.

- Conocer tus distracciones y cómo evitarlas.

- Dejar el modo multitasking ("multitareas", hacer varias cosas al mismo tiempo)  y enfocarte en una cosa a la vez.

- Si puedes hacer outsourcing ("tercerizar" o delegar algunas tareas), hazlo.

- Asegúrate de trabajar en tus propios términos para maximizar lo que puedes lograr. 

- Finalmente, ten en cuenta la productividad de los demás manteniendo las reuniones enfocadas y breves. A todos les gusta una agenda enfocada. Elon Musk detesta las reuniones demasiado extensas y todos los que hemos sido empleados conocemos la famosa frase de "esta reunión podía haber sido un e-mail".

Habiendo explorado algunas tácticas de superar los desafíos, veamos las recompensas o incentivos. Algunos argumentan que la cultura de "pequeños premios" ha ido demasiado lejos, pero si un café después del trabajo es el incentivo que necesitas para hacerlo, estoy a favor de ello. Tómate un tiempo para identificar lo que te ayuda a mantener la motivación cuando trabajas. Tal vez no sea un premio, quizás solo sea una descarga precisa de dopamina que obtienes al tachar algo de la lista de tareas o la sensación de satisfacción que obtienes después de un trabajo bien hecho.

La productividad es uno de los rasgos más difíciles de aprender si no eres naturalmente bueno en ello. Pero cualquiera es capaz de mejorar, poniendo en práctica algunas de las estrategias que se han presentado. Seguir tu propia productividad te ayudará a mantenerte responsable, ilustrar qué métodos funcionan mejor para ti y proporcionar una métrica útil para tu revisión de fin de año.

Estos consejos te ayudarán a construir productividad y tu propia reputación como miembro valioso del equipo. Espero que el contenido sea de tu agrado y utilidad. Nos vemos en la próxima, saludos.