10 Principios fundamentales para gestionar y planificar en equipo

Gestionar y planificar son dos conceptos fundamentales en el ámbito empresarial y organizacional. Aunque a menudo se utilizan de manera intercambiable, tienen varias diferencias clave:

Gestionar: implica la ejecución eficiente de las decisiones y el control de los recursos asignados. Se enfoca en liderar, motivar y capacitar a las personas para lograr resultados a través de ellas. Algunos aspectos importantes de la gestión incluyen:

a) El liderazgo: inspirar y guiar a los miembros del equipo hacia los objetivos.

b) La motivación: mantener a los empleados motivados y comprometidos.

c) La supervisión: asegurar que las tareas se realicen de manera eficiente y efectiva.

d) El desarrollo de habilidades: fomentar el crecimiento profesional de los miembros del equipo (por ejemplo, por medio de la capacitación).

Planificar: se refiere a la identificación, organización y programación de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos planteados en la organización o equipo. Es un proceso que incluye la toma de decisiones estratégicas y la asignación de recursos. Algunos pasos clave en la planificación son:

i.- Identificar necesidades: determinar qué se requiere para alcanzar los objetivos.

ii.- División de tareas: desglosar el trabajo en tareas manejables.

iii.- Organización y distribución: asignar tareas a los miembros del equipo según sus habilidades.

iv.- Programación: establecer plazos y prioridades.

v.- Seguimiento y evaluación: Monitorear el progreso y ajustar los planes según sea necesario.

Para aplicar estos conceptos en tu equipo, es necesario seguir estos pasos:

1. Definir objetivos claros: asegúrate de que todos comprendan los objetivos del proyecto.

2. Comunicación abierta: fomenta un ambiente donde se compartan ideas y feedback.

3. Delegar responsabilidades: asigna las tareas según las habilidades y talentos de cada miembro.

4. Revisar y ajustar: realiza evaluaciones periódicas y ajusta los planes según sea necesario.

5. Celebrar logros: reconoce y celebra los éxitos del equipo.

Sin embargo, hay una formulación más racional y científica de la teoría de gestión y planificación de equipos/proyectos, que hicieron dos profesores universitarios. Veámoslo seguidamente. 

Los Principios de Randolph y Posner para gestionar y planificar en equipo

En su libro “El arte de gestionar y planificar en equipo”, publicado por primera vez en 1989, los profesores Alan Randolph y Barry Posner ofrecen estrategias y técnicas para mejorar la gestión y planificación en equipos de trabajo, que lo han convertido en una referencia importante en el campo de la administración empresarial.

Algunos consejos clave del libro incluyen:

I) FIN. Fijar una meta clara: es decir, se requiere de partida, establecer el punto de llegada del proyecto.

"Para realizar un trabajo debe comenzarse por el final, mentalmente, y luego devolverse. Cuanto más claro tenga el resultado final de su proyecto... podrá planear mejor la forma de llevarlo a cabo".

La mejor manera de saber cuál es la meta de un proyecto es hacer una lista de los resultados que se desean obtener. Idealmente, estos deben fijarse consensuadamente con el equipo. 

Adicionalmente, las metas deben tener 5 características que se resumen en el acrónimo SMART ("inteligente", en inglés), es decir: 

- Specific (específicas), 

- Measurable (medibles), 

- Achievable (alcanzables), 

- Relevant (relevantes) y 

- Timely (temporales).

Las cinco características de los objetivos "inteligentes" (SMART) son: especificidad (responde al ¿qué?), mensurabilidad (responde al ¿cuánto?), factibilidad (responde al ¿cómo?), relevancia (responde al ¿para qué?) y sincronicidad (¿cuándo?). 

II) PRECISIÓN. Detallar los objetivos: es fundamental que todos los miembros del equipo comprendan y compartan los objetivos del proyecto. Esto ayuda a alinear esfuerzos y a mantener el enfoque.

"Los objetivos son principios que sirven de guía para encaminar los esfuerzos de los miembros del contingente en su contribución para alcanzar la meta del proyecto".

Los objetivos descomponen la meta del proyecto en tareas específicas, identifica áreas y miembros claves, recursos e insumos necesarios para llegar a la meta; asignando responsabilidades para cada área y miembro del equipo, así como recompensas ligadas al éxito del proyecto y de los objetivos particulares. Claramente los objetivos, al igual que la meta que guía al proyecto, también deben ser SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales.

Para establecer claramente los objetivos en tu equipo es recomendable que hagas lo siguiente: 

- Organiza una reunión inicial para definir los objetivos del proyecto.

- Asegúrate de que todos los miembros del equipo entiendan y estén de acuerdo con estos objetivos.

III) ORDEN. Establecer puntos de control: esto es, hitos, actividades, relaciones, estimaciones de tiempo.

"Los puntos de control son como los mojones [hitos] que en la antigüedad se colocaban cada cierto espacio a lo largo de los caminos para hacerle saber a los viajeros que iban en la dirección correcta; servían de recordatorio visible de cuánto avanzaban. Los puntos de control cumplen un papel similar en el recorrido hacia la línea final del proyecto; sirven para medir el avance del proyecto".

Para establecer claramente los puntos de control de un proyecto es recomendable hacer lo siguiente: 

- Asigna tareas basadas en las habilidades y fortalezas de cada miembro del equipo.

- Clarifica las expectativas y los plazos para cada tarea.

- Confía en los miembros del equipo para que realicen sus tareas y evita la microgestión.

IV) IMAGEN. Presentar gráficamente un programa de trabajo: tal y como dice el refrán, "una imagen vale más que mil palabras".

"Para obtener lo máximo de sus esfuerzos de planificación usted debe crear una gráfica del proyecto que está ensamblado. Debe captar toda la información generada en el proceso de planificación en un programa que sea fácil de entender y fácil de usar". 

Para presentar gráficamente un plan de trabajo es recomendable:

- Utilizar herramientas como diagramas de Gantt o gráficos de barras y los diagramas de flujo o flujogramas.

- Valerse de software de gestión de proyectos para visualizar los objetivos y plazos.

V) FORMACIÓN. Capacitar a las personas, tanto individualmente como considerando al equipo de trabajo en conjunto.

"¿Es usted capaz de dirigir el proyecto? El primer paso para hacerlo es capacitar a las personas".

Para capacitar a los miembros de su equipo, es recomendable:

- Entender el comportamiento humano, tanto el suyo, como el de su equipo.

- Investigar los motivos de cada miembros del equipo y asegúrese de convertirlo en el incentivo de cada quien para dejar su aporte al proyecto.

Alan Randolph. Profesor de Management and Global Business de la Universidad de Baltimore.

 

Barry Posner, Director del Department of Management and Entreprenership, Universidad de Santa Clara, California.

VI) MOTIVACIÓN. Reforzar el compromiso y el entusiasmo del equipo de trabajo:

"Las compañías excelentes y los equipos de alto rendimiento tienen valores articulados de manera clara que les indican la forma cómo han de desarrollar sus negocios, sus programas o sus proyectos".

"El compromiso proviene del concepto de propiedad". 

Para reforzar el compromiso y entusiasmo del equipo, es recomendable:

- Desarrollar confianza, a través de la transparencia y el cumplimiento de los compromisos.

- Implementar reuniones regulares de equipo para discutir el progreso y los desafíos.

- Ser transparente en las comunicaciones y decisiones.

- Cumplir con los compromisos y esperar lo mismo de los demás.

- Organizar actividades de team building para fortalecer las relaciones dentro del equipo.

- Involucrar a todos los miembros en la toma de decisiones importantes.

- Animar a los miembros del equipo a proponer ideas y soluciones.

- Reconocer y valorar las contribuciones de todos.

VII) COMUNICACIÓN. Conectar a todas las personas involucradas en el proyecto. 

"Para asegurar el éxito de un proyecto es primordial mantener informadas a las personas que participan en él. La información cumple un rol importante para lograr que la gente se desempeñe de la mejor manera posible".

Para mantener a los miembros del equipo informados y comunicados, es recomendable:

- Fomentar la comunicación abierta: los equipos deben sentirse cómodos compartiendo ideas, preocupaciones y feedback.

- Utilizar plataformas de comunicación (Microsoft Teams, WhatsApp, Slack) para mantener una comunicación constante.

- Establecer sistemas de retroalimentación: mecanismos para proporcionar y recibir feedback regularmente.

- Fomentar un ambiente donde los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo sus ideas y preocupaciones.

- Realizar revisiones periódicas del progreso del proyecto.

- Ser flexible y estar dispuesto a ajustar los planes según sea necesario.

- Utilizar el feedback del equipo para mejorar continuamente los procesos.

- Escuchar es más importante que hablar.

VIII) NEGOCIACIÓN. Estimular al personal, estableciendo acuerdos. Los gerentes de proyecto y los líderes de equipos de trabajo deben ser negociadores efectivos para manejar las discrepancias. El objetivo de toda negociación es llegar a un acuerdo que satisfaga a las partes involucradas.

"... hay cuatro tácticas que pueden ayudar a que se llegue a un consenso entre las partes:
1. Trabajar para establecer un terreno común.
2. Ampliar las áreas de acuerdo.
3. Recoger la información.
4. Concentrarse en los problemas, no en las personas".

Para establecer acuerdos efectivamente, es recomendable:

- Desarrollar habilidades de resolución de conflictos: los conflictos son inevitables en cualquier equipo. Es importante tener estrategias para manejarlos de manera constructiva y mantener un ambiente de trabajo positivo.

- Capacitar a los miembros del equipo en técnicas de resolución de conflictos.

- Abordar los conflictos de manera rápida y justa.

- Fomentar un ambiente donde los desacuerdos se vean como oportunidades para mejorar.

- Identificar problemas, fricciones y desacuerdos en el equipo.

- Evitar disputas.

- Tenga en cuenta las limitaciones de la lógica, trate de colocarse en la posición del otro.

- Sepa lo que quiere y pídalo.

- Evite expresiones irritantes. 

IX) EMPODERAMIENTO. Incrementar su poder y el de las demás personas involucradas en el proyecto: todas las personas consideran que, independientemente de las circunstancias en que hayan hecho un trabajo, lo habrían hecho mejor si hubieran tenido más poder, facultades o capacidades para hacerlo. 

"El reto de dirigir proyectos exitosos, contingentes de trabajo efectivos y grupos de trabajo de alto rendimiento es encontrar los mecanismos para ampliar sus facultades y las de los demás. Aumentar el poder de las personas genera la energía necesaria para lograr continuamente el éxito".

Para incrementar su poder y el de las demás personas involucradas en el proyecto, es recomendable:

- Fomentar la participación activa: involucrar a todos los miembros del equipo en la toma de decisiones y en la planificación.

- Delegar responsabilidades: distribuir tareas de manera equitativa y según las habilidades de cada miembro del equipo puede aumentar la eficiencia y la motivación.

- Celebrar los logros: reconocer los éxitos del equipo, tanto grandes como pequeños, en reuniones y comunicaciones.

- Organizar celebraciones o eventos para marcar hitos importantes.

- Agradecer a los miembros del equipo por su trabajo y dedicación.

X) INNOVACIÓN. Resolver los problemas con creatividad: implica animar a los miembros del equipo a pensar de manera creativa y a proponer nuevas ideas. Un entorno que valora la innovación puede llevar a soluciones más efectivas y a una mayor satisfacción laboral.

"Toda organización que quiera ser competitiva en el mercado turbulento de estos tiempos debe introducir innovaciones. Es esencial que las organizaciones premien a quienes asumen y alientan la creatividad". 

- Crea un entorno donde las nuevas ideas sean bienvenidas.

- Organiza sesiones de brainstorming y talleres creativos.

- Proporciona recursos y tiempo para que los miembros del equipo exploren nuevas ideas.

En esta entrada hemos visto el significado de gestionar y planificar, las actividades que implica cada uno de estas categorías y los 10 principios fundamentales formulados por Alan Randolph y  Randy Posner para gestionar y planificar hábilmente un equipo o proyecto de trabajo.

Espero que el contenido sea de utilidad; hasta la próxima. Saludos.

Habilidades duras y blandas para las secretarias

Las secretarias, asistentes de dirección o personal assistant, desempeña un papel crucial en el funcionamiento de una empresa. 

Es una función que con el tiempo ha llegado a estar tan monopolizado por mujeres que, al menos en castellano, siempre se menciona en femenino, aunque también haya secretarios (o también asistentes o gestores administrativos, que fungen como tales). 

Una secretaria es la persona de mayor confianza en la organización. Por sus manos pasan documentos, llamadas, propuestas, estrategias y demás situaciones que definen el futuro de las empresas o las entidades. Conocen más de la vida personal del jefe e inclusive de los compañeros de trabajo que cualquier otro. 

Discreción, confidencialidad y confianza son valores intrínsecos al oficio de las secretarias. A pesar de que esta profesión ha evolucionado acorde con las circunstancias del mercado y el desarrollo tecnológico, los valores y los principios del oficio siguen siendo los mismos desde su nacimiento.

Las habilidades que se requieren para que una secretaria desempeñe correctamente su trabajo se clasifican en habilidades "blandas", es decir, rasgos interpersonales que has desarrollado con el tiempo, como la comunicación efectiva, la credibilidad o la generosidad, y "duras", que representan aquellas cosas que una persona ha aprendido a hacer o a usar, como las herramientas, las tecnologías u otras competencias.

Entre las habilidades blandas que son cruciales para una secretaria, ya que facilitan la interacción efectiva y la gestión eficiente de las tareas diarias. Aquí tienes algunas de las más importantes:

1. Comunicación efectiva: es la capacidad para expresar ideas claramente y escuchar activamente. Esto incluye tanto la comunicación verbal como la escrita. Además, deben tener capacidad de escuchar, pues al estar encerrados en sus despachos, los responsables de las empresas no tienen tiempo para conectarse con las inquietudes de quienes les rodean, por lo que la secretaria debe ser un buzón de sugerencias que recoge las quejas del personal o de los clientes, para, con tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores. Dos elementos adicionales le hacen formar parte del top:

a) Redacción correcta, precisa y sin faltas. Su obligación es releer el texto antes de pasárselo al jefe, para que éste no encuentre ningún error.

b) Conocimiento de idiomas. Bien sea por la internacionalización de las relaciones empresariales, o por la falta de conocimiento de idiomas de los jefes (especialmente los más "maduros"), lo cierto es que, en su profesión, cada vez es más necesarios dominar otras lenguas.

2. Organización del trabajo: es la habilidad para mantener el orden y gestionar múltiples tareas y prioridades de manera eficiente. Además de construir su agenda por orden de prioridades, una buena secretaria (o secretario) siempre deberá prever un espacio diario para los frecuentes imprevistos. Por ejemplo, para ordenar correctamente el archivo, tres trucos le facilitarán esta tarea: 

a) no dejar que se amontonen los papeles, 

b) seleccionar lo que llega y 

c) archivar bien.

3. Atención al detalle: es la capacidad para notar y corregir errores, asegurando que el trabajo sea preciso y de alta calidad.

4. Gestión del tiempo: es la habilidad para planificar y ejecutar tareas de manera eficiente, priorizando adecuadamente y cumpliendo con los plazos.

5. Resolución de problemas: es la capacidad para identificar problemas y encontrar soluciones efectivas de manera rápida y eficiente.

6. Adaptabilidad: es la flexibilidad para adaptarse a cambios y nuevas situaciones, y para manejar múltiples tareas a la vez.

7. Capacidad de trabajar en equipo: es la capacidad para colaborar efectivamente con colegas y superiores, y para contribuir positivamente al ambiente de trabajo.

8. Discreción: es la habilidad para manejar información sensible con discreción y mantener la confidencialidad. Como una vía de comunicación entre los máximos responsables de la empresa, la Secretaria tendrá acceso a documentos confidenciales. No es ético fisgonear estos informes ni divulgar datos secretos que afectarían a la organización. Igualmente, la murmuración es fatal: mata el tiempo (ya por sí es bastante escaso) y la confianza, dos activos supremos en manos de una buena secretaria.

9. Empatía y conducción de relaciones interpersonales: capacidad para entender y responder a las necesidades y emociones de los demás, creando un ambiente de trabajo positivo y de apoyo. Entre estas habilidades se encuentran:

a) Amabilidad y simpatía: atender bien tanto a los colaboradores y compañeros como al público externo.

b) Proactividad: tener iniciativa para anticipar necesidades y tomar medidas antes de que se soliciten.

c) Espíritu de servicio. Como secretaria, debe colaborar aliviando el trabajo de sus superiores. Por ello, deberá intentar ser útil en todo momento.

d) Iniciativa. ¿Puede haber algo más irritante para un jefe estresado que ver a su persona de confianza cruzada de brazos, a la espera de instrucciones?

e) Tranquilidad y paciencia. Sin duda alguna, cuando el superior está abrumado de trabajo, descarga su tensión con quien tenga más cerca. Asumirlo y mantener la calma es clave.

f) Sentido del humor. La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un buen chiste.

g) Disponibilidad. El jefe puede necesitarla en cualquier momento del día. Si se hace imprescindible (lo que es frecuente), la empresa no podrá seguir adelante sin su ayuda, por lo que se le exigirá una total flexibilidad y capacidad de adaptación. 

h) Tacto y diplomacia. A la empresa llega todo tipo de gente (clientes, directivos, proveedores, familiares, etc), por lo que una buena secretaria debe saber tratar con cada uno.

Por su parte, las habilidades duras o técnicas que son fundamentales para desempeñar eficientemente la labor de secretaria son las siguientes:

1. Software de oficina: el dominio de programas como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) es esencial. También es útil conocer herramientas de gestión de proyectos como Microsoft Teams, Trello o Asana.

2. Procesamiento de texto: habilidad para redactar y formatear documentos profesionales, incluyendo cartas, informes y presentaciones.

3. Gestión de calendarios y agendas: capacidad para organizar y gestionar calendarios, programar reuniones y citas, y coordinar eventos.

4. Bases de datos y sistemas de archivo: conocimiento de cómo mantener y organizar bases de datos y sistemas de archivo electrónicos y físicos.

5. Correo electrónico y comunicación: competencia en la gestión de correos electrónicos, incluyendo la redacción de correos claros y profesionales, y la organización de bandejas de entrada.

6. Habilidades de búsqueda en internet: capacidad para buscar información de manera eficiente y precisa en internet.

7. Software de contabilidad: tener una familiaridad con programas de contabilidad y finanzas, como QuickBooks o SAP, puede ser beneficioso, especialmente si el rol incluye tareas administrativas financieras.

8. Seguridad informática: conocimiento básico de seguridad informática para proteger la información sensible y manejar datos de manera segura.

9. Herramientas de comunicación: uso de herramientas de comunicación como Zoom, Microsoft Teams o Skype para videoconferencias y reuniones virtuales.

10. Edición y diseño básico: habilidades básicas en programas de edición y diseño gráfico, como Adobe Acrobat y Canva, para crear y editar documentos visualmente atractivos.

En un mundo empresarial complejo y globalizado como el actual, la secretaria se ha convertido en una joya para la empresa: el brazo derecho de los jefes, sin el cual difícilmente podrían soportar la carga de la dirección.