Checklists: un asunto de vida o muerte

Hace algún tiempo publiqué en una entrega una breve guía para hacer checklists o listas de verificación y así mejorar la productividad. Hoy abundaré sobre la importancia de esta herramienta.

Atul Gawande es un médico estadounidense, nacido en Brooklin, Nueva York, hijo de inmigrantes de origen indio. Cirujano especializado en endocrinología, ha desarrollado muchas intervenciones en el área, extirpando tumores cancerígenos que se desarrollan en diversas glándulas endocrinas (como las suprarrenales, ubicadas en los riñones). A través de sus escritos en la revista The New Yorker y sus libros Gawande se ha hecho un nombre como escritor de meditaciones sobre problemas y desafíos de la medicina moderna. Su libro The Checklist Manifesto comienza en un terreno familiar: sus experiencias como cirujano. Pero queda claro que el problema que le interesa afecta prácticamente a todos los aspectos del mundo moderno, y así es como los profesionales afrontan la creciente complejidad de sus responsabilidades.

En una reseña del libro de Gawande publicada en el diario británico The Independent, figura la anécdota de una intervención en la que participó, mediante laparoscopia y que llegó a suponer un riesgo vital para el paciente, pues luego de haberle extirpado un tumor, el cirujano por error le hizo una pequeña incisión en la vena cava que le provocó una inesperada hemorragia con la que perdió varios litros de sangre en pocos segundos. ¿Cómo lograron salvar al paciente? Con una checklist.

Antes de la operación, verificaron el nombre del paciente, su condición médica y signos vitales, la dosis de antibióticos adecuada, la cantidad y tipo de instrumentos necesarios, la cantidad de sangre disponible en el banco en caso de una complicación, entre muchos otros elementos. Todo esto permitió que el equipo se mantuviera con la cabeza fría en medio de la tormenta, mientras llegaba el equipo auxiliar de emergencia para reparar la rotura de la vena y así salvar la vida del paciente.

La anécdota de Gawande pone de manifiesto que, aún cuando los avances en la ciencia médica ha sido impresionantes en el último siglo, las fallas siguen siendo frecuentes. Atul Gawande ha sido pionero en la estrategia para reducir el número de tales eventos: la lista de verificación, una serie de comprobaciones básicas que se realizan antes de cada operación (¿es el paciente correcto? ¿es la extremidad correcta?), de la misma manera que los pilotos revisan su avión antes de despegar. Al medida que se ha puesto a prueba esta herramienta en los hospitales, se han reducido las complicaciones en más de un tercio.

Atul Gawande, autor de The Checklist Manifesto.

En su libro, Gawande hace una distinción entre errores de ignorancia (que cometemos porque no sabemos lo suficiente) y errores de ineptitud (que cometemos porque no hacemos un uso adecuado de lo que sabemos). El fracaso en el mundo actual tiene que ver realmente con el segundo de estos errores y, a través de anécdotas como la arriba comentada nos muestra cómo las tareas rutinarias de los cirujanos se han vuelto tan increíblemente complicadas que los errores de un tipo u otro se cometen de forma casi inevitable: es demasiado fácil para un médico competente omitir un paso, olvidarse de hacer una pregunta clave o, en el estrés y la presión del momento, no planificar adecuadamente cada eventualidad. 

La solución de Gawande se inspira en los pilotos y los constructores de rascacielos, expertos que necesitan de las listas de verificación, guías escritas que los lleven a través de los pasos clave de cualquier procedimiento complejo. Al final de su libro, Gawande muestra cómo su equipo de investigación tomó esta idea, desarrolló una lista de verificación de cirugía segura y la aplicó en todo el mundo, con un éxito asombroso.

Gawande considera que el mundo contemporáneo requiere que revisemos lo que entendemos por experiencia: que los expertos necesitan ayuda y que el progreso depende de que los expertos tengan la humildad de admitir que necesitan ayuda. El punto principal del libro es simple: no importa cuán experto seas, una lista de verificación bien diseñada puede mejorar los resultados (incluso para el propio equipo quirúrgico de Gawande). 

Cuando debemos lidiar con una situación que involucra una cierta complejidad, lo mejor que podemos hacer es acudir al simple y efectivo método de la lista de verificación. Yo mismo las he implementado en un par de procesos fundamentales en mi oficina: rendición de gastos y caja chica (1. ¿tenemos documento tributario?, 2. ¿hay respaldo de pago?, 3. ¿está registrado en ERP?, 4. ¿el costo corre por cuenta del cliente o de la empresa?, etc...), con buenos resultados en términos de ahorro de tiempo y preocupaciones.

Obviamente, las listas de verificación no son una solución absoluta. Pero está claro que, aunque la persona más inteligente y capacitada raramente incurra en errores, en la medida en que las tareas se vuelven cada vez más complejas, mayor es la probabilidad de incurrir en ellos. Como resultado, el uso de las listas de comprobación puede reducir el riesgo de errores, y mejorar el desempeño y la efectividad profesional.

Inspiración y fuentes:

- El Poder de las Checklists.

- Surgical safety: 'Without this checklist, I would have killed a man' [Seguridad quirúrgica: "Sin esta lista de verificación, yo habría matado a un hombre"]. The Independent.

- Malcolm Gladwell: Review [Reseña de Malcolm Gladwell].

Elon Musk: 20 consejos para emprender con éxito

Hace años que Elon Musk es una de las personas más ricas del mundo, lo que avala sus recomendaciones para quienes quieren innovar y triunfar en el mundo de los negocios

Hace años que Elon Musk se convirtió en una de las personas más ricas del mundo. Nacido en Pretoria, Sudáfrica, en 1971, el magnate ha logrado alcanzar el éxito en cada uno de los negocios en los que se ha puesto al frente. El fundador, consejero delegado e ingeniero jefe de SpaceX, es también el director general de Tesla, entre otras empresas. Su estilo de vida le ha llevado a estar entre las personas más influyentes gracias, sobre todo, a que atesora un patrimonio valorado en más de 220.000 millones de dólares, según la revista Forbes. 

Con frecuencia, Musk suele estar en el foco de la polémica, por sus declaraciones y acciones. Pero es un hecho que, a sus 53 años, ya sabe lo que es la gloria en términos económicos. Su trayectoria en los negocios es extensa, ya que comenzó en 1995, cuando abandonó los estudios universitarios y montó, junto a su hermano y un amigo, la empresa tecnológica Zip2, que se dedicaba al desarrollo y mantenimiento de sitios web. Tras disparar su valor, la vendió y empezó una andadura profesional que le ha hecho estar entre las personas con más poder del mundo.

Tal y como ha dejado claro en más de una ocasión, su éxito en los negocios le ha permitido desarrollar unas reglas de oro para ser más productivo y eficiente en el trabajo. Son muchos los trucos que da a quienes tienen el deseo de emprender y, por supuesto, quieren triunfar. El empresario multimillonario, conocido por su estilo controvertido y su presencia en los medios, ha compartido a lo largo de los años su visión sobre liderazgo y éxito empresarial. Hay 20 consejos del multimillonario que conviene tener muy en cuenta si queremos emprender con éxito:

20. “Escucha el feedback negativo y solicítalo, especialmente de tus amigos. Es algo que muchos no hacen, pero resulta muy útil”.

19. “Mi motivación para crear empresas ha sido siempre involucrarme en proyectos que puedan tener un impacto significativo en el mundo”.

18. “Creo que las personas comunes pueden elegir ser extraordinarias”.

17. “Cuando algo es lo suficientemente importante, lo harás a pesar de que las probabilidades estén en tu contra”.

16. “Si compites en un mercado ya explotado, tu producto no solo debe ser un poco mejor que el de la competencia, sino mucho mejor”.

15. “La marca es una percepción, y con el tiempo la percepción se alinea con la realidad. A veces sucede antes, otras después, pero en esencia, la marca es una impresión colectiva sobre un producto”.

14. “Es un error contratar demasiadas personas para resolver un problema complejo. Los números no compensan el talento: dos personas que no saben hacer algo no son mejores que una sola”.

13. “Mantengo el optimismo, pero soy realista. No comencé Tesla o SpaceX esperando un gran éxito, solo creí que eran lo suficientemente importantes como para intentarlo”.

12. “La gente trabaja mejor cuando conoce los objetivos y entiende por qué está haciendo su labor. Es crucial que disfruten de lo que hacen cada día”.

11. “Mi mayor error ha sido, probablemente, priorizar el talento por encima de la personalidad. Es importante que alguien tenga un buen corazón”.

10. “El primer paso es establecer que algo es posible, y una vez que lo haces, aumenta la probabilidad de que ocurra”.

9. “Si algo es lo suficientemente relevante, incluso si las probabilidades están en contra, debes seguir intentándolo”.

8. “No te quedes atrapado en una solución errónea. Si algo no está funcionando, no te distraigas pensando que podría hacerlo”.

7. “Está bien tener todos los huevos en una sola canasta, siempre y cuando controles lo que le pasa a esa canasta”.

6. “Si te levantas por la mañana creyendo que el futuro será mejor, tu día será brillante. De lo contrario, no lo será”.

5. “Las personas deberían dedicarse a lo que les apasiona, eso les traerá más felicidad que cualquier otra cosa”.

4. “Tenemos la responsabilidad de preservar la luz de la conciencia para asegurar que continúe en el futuro”.

3. “La ingeniería es lo más cercano a la magia que tenemos en el mundo”.

2. “Debes preguntarte: ‘¿Por qué esto tuvo éxito donde otros fracasaron?’”.

1. “El fracaso es una opción. Si no estás fallando, es porque no estás innovando lo suficiente”.

Dos trucos de Musk para ser más productivo: reuniones cortas, enfoque en resolución de problemas y equipos pequeños

Elon Musk ha manifestado en diversas ocasiones su preferencia por evitar las reuniones con un gran número de asistentes, al argumentar que estas suelen ser poco productivas y poco útiles para la mayoría de los participantes.

Según su visión, en las reuniones numerosas muchos de los asistentes no tienen la oportunidad de participar activamente, lo que se traduce en una pérdida de tiempo laboral. Para Musk, la productividad aumenta cuando se trabaja en grupos reducidos o de forma individual, enfocados en resolver problemas específicos.

Musk sostiene que los equipos pequeños permiten una mayor concentración y una ejecución más eficiente de las tareas, lo que incrementa la efectividad del trabajo. Esta filosofía se ha implementado en sus empresas, donde se fomenta un entorno en el que se priorizan reuniones breves y bien estructuradas.

Fuente: "Las reglas de Elon Musk para emprender y no morir en el intento: 20 conejos del millonario para tener éxito" (Alejandra Suárez, Infobae, 05-10-2024).

5 Pilares de Andrew Huberman para mejorar tu desempeño

El neurocientífico y profesor de la Universidad de Stanford, Andrew Huberman, revela los hábitos principales con los que se consigue un mayor rendimiento.

Internet está lleno de consejos rápidos y soluciones fáciles para mejorarnos. Gran parte del contenido que prolifera en pódcasts y redes sociales son consejos más o menos cortos, de supuestos expertos que prometen velozmente transformar tu vida, generalmente con el menor esfuerzo.

En este terreno insidioso, Andrew Huberman destaca con un nivel superior y más confiable que el promedio. Profesor de Neurobiología y Oftalmología en Stanford Medicine y presentador del podcast Huberman Lab, Andrew es un destacado científico, y se ha convertido en la fuente más buscada para optimizar la vida con base en protocolos científicos. Sin embargo, a pesar de que es hijo de padre argentino, aún no posee una versión en español de su página en Wikipedia (aunque sí tiene una versión en español de su podcast en Youtube).

No se puede llegar al éxito si no aprendemos a ser productivos, y eso es independiente al tipo de trabajo que tengamos o al éxito que estamos buscando, y es por esto que muchos expertos hablan de hábitos, rutinas y hasta rituales que van más allá de simplemente sentarse a trabajar y dedicar largas horas a los pendientes de la oficina.

Aumentar la productividad y el éxito al mismo tiempo es posible, pero depende de cómo hagamos las cosas y de entender que ser productivo no se trata de trabajar más, no tomar descansos y de estar enfocados siempre en el trabajo.

Es un hecho que nuestro cuerpo y mente deben estar bien para que podamos trabajar bien, para tener energía, motivación, para poder controlar el estrés y para lidiar con cada reto que se presente.

Para mantener un buen nivel de productividad y estar en las mejores condiciones para realizar los esfuerzos necesarios para alcanzar el éxito y dar los pasos que nos ayudarán a cumplir nuestros objetivos, entonces hay que trabajar en la salud física y mental. Huberman dice que para eso hay algunas claves que él mismo ha adoptado en su propia rutina diaria.

Este neurocientífico entiende muy bien que ser productivo no significa ser un robot o una máquina que solo sabe trabajar. Las personas realmente productivas no son las que se pasan las 24 horas del día pensando en trabajo, sino las que atienden las áreas más importantes de su vida y respetan los buenos hábitos que les ayudan a estar al 100%.

“El paso más importante hacia una salud física y mental sólida es cuando nos damos cuenta de que ningún protocolo, suplemento de programa o receta va a resolverlo por sí solo y, en cambio, iniciamos una serie de acciones diarias hacia un bienestar persistente. Esas acciones son (y siempre serán): 1) dormir, 2) ver la luz del sol (incluso a través de las nubes), 3) movimiento (entrenamiento cardiovascular, de resistencia y de movilidad; no necesariamente todo en el mismo día), 4) nutrición de calidad (contenido, cantidad de tiempo), 5) conexión social, incluida la conexión consigo mismo”.

Todo lo que dice Huberman ha sido confirmado por distintos estudios de otras universidades y expertos. 

Huberman considera que estos son los cinco pilares de una vida sana. Aunque la mayoría son evidentes, no está de más recalcar en ellos y entender por qué son tan importantes. Veamos a continuación con más detalle cada una de las recomendaciones del neurocientífico y podcaster: 

1. Sueño: Huberman enfatiza que dormir las horas suficientes es el mejor aliviador de estrés, liberador de trauma, potenciador inmunológico y estabilizador emocional. Recomienda establecer una rutina de descompresión antes de dormir, mantener horarios regulares de sueño y asegurar un ambiente oscuro y fresco para mejorar la calidad del descanso.

Dormir bien es algo que Bill Gates también ha recomendado, ya que ayuda a que tu cerebro descanse y a que puedas ser más creativo, pensar con claridad, lidiar mejor con el estrés, tener una memoria fuerte y más energía física y mental.

2. Luz Solar: La exposición a la luz solar, especialmente por la mañana, es crucial para regular el ritmo circadiano del cuerpo. Esto no solo ayuda a despertar al cuerpo, sino que también facilita un mejor descanso nocturno. Además, la luz solar es una fuente esencial de vitamina D, vital para fortalecer los huesos y el sistema inmune, y potencialmente beneficiosa para la función cerebral y la memoria.

Exponerse a la luz del sol ayuda a regular tu sueño, pero también mejora el estado de ánimo, la concentración, el sistema inmune y muchas otras cosas más. 

3. Movimiento: La actividad física regular es fundamental para mantener el cerebro y el corazón saludables y para reducir el estrés. Huberman sugiere incorporar una combinación de resistencia, movilidad y cardio en la rutina semanal, acorde con las pautas estadounidenses que recomiendan al menos 150 minutos de ejercicio de intensidad moderada a vigorosa por semana, complementados con entrenamiento de fuerza.

El ejercicio y a la actividad física permiten mantener un cuerpo saludable, pero también es bueno para la salud mental, el manejo del estrés y hasta para trabajar la autoestima.

4. Nutrición: Adoptar una dieta equilibrada rica en una variedad de alimentos integrales, como frutas, verduras, nueces, semillas y legumbres, es crucial. Estos alimentos no solo nutren y mantienen el cuerpo saciado por más tiempo, sino que también fortalecen el microbioma intestinal, mejorando la función inmune y cerebral. Huberman también reconoce los beneficios del ayuno intermitente, que puede reducir el riesgo de enfermedades cardiacas, obesidad y diabetes.

Una buena nutrición afecta tanto a tu cerebro como a tu cuerpo, te da energía para funcionar correctamente, e incluso puede afectar tu estado de ánimo y salud mental.

5. Conexión Social: En un mundo donde la soledad se ha convertido en una epidemia, mantener conexiones sociales sólidas es esencial para la salud mental. Estar socialmente conectado puede reducir el riesgo de demencia, depresión y ansiedad, y es tan vital para nuestra salud como la dieta y el ejercicio. Participar en voluntariado, grupos de actividades o hobbies puede fortalecer este sentido de conexión.

La conexión social es uno de los elementos más importantes para la felicidad, según apunta también un estudio de Harvard, pero también para la longevidad, además de que te permite hacer Networking, tener mentores, aprender de los demás y tener una red de apoyo. 

Más allá de buscar soluciones mágicas o productos milagrosos, Huberman propone centrarse en cinco pilares fundamentales para fortalecer tanto la salud mental como física: sueño, luz solar, movimiento, nutrición y conexión social. Estos 5 pilares no solo ayudan a mejorar el desempeño laboral y la productividad, sino que también te ayudarán a vivir más años y con mayor calidad de vida. 

Andrew Huberman agrega que esta lista de hábitos es solo la base, pero que siempre puedes agregar más cosas para cubrir tus necesidades individuales.

Espero que el aporte sea valioso. Nos vemos en una próxima ocasión. Saludos!

Créditos a: Luis Alberto Hara (Pijama Surf) y Paloma González (GQ).

William Vanderbloemen: Cómo ser un líder más productivo

William Vanderbloemen es un autor, conferencista y consultor estadounidense especializado en liderazgo, gestión de equipos y desarrollo organizacional. Es el fundador y presidente de Vanderbloemen Search Group, una empresa de búsqueda y selección de talentos para organizaciones sin fines de lucro y empresas.

Vanderbloemen es conocido por su experiencia en liderazgo efectivo, desarrollo de equipos, cultura organizacional, reclutamiento y selección de talentos y gestión de cambios. Ha escrito varios libros sobre liderazgo y gestión, como "Next: Pastoral Succession That Works" (2014) y "Search: The Pastoral Search Committee Handbook" (2016). Vanderbloemen es teólogo y pastor protestante, además es conferencista frecuente en eventos y conferencias sobre liderazgo y gestión; ha sido entrevistado en medios como Forbes (donde además tiene una excelente columna/blog), Fast Company y CNN. En su experiencia ha sabido combinar los valores éticos junto con una apropiada comprensión de los rpocesos empresariales, lo que nos recuerda al gran Stephen Covey.

Su enfoque se centra en ayudar a las organizaciones a encontrar y desarrollar líderes efectivos, y a crear culturas organizacionales saludables y productivas. En el libro Be the Unicorn: 30 Traits, Practices, and Mindsets of Exceptional Leaders ["Sea el unicornio: 30 características, prácticas y esquemas mentales de líderes excepcionales"], Vanderbloemen se centra en identificar y desarrollar las características y habilidades que distinguen a los líderes fuera de la regla. El título (Be the Unicorn) se refiere a la idea de que los líderes excepcionales son como unicornios, muy difíciles de encontrar y bastante valiosos. El libro presenta 30 rasgos, prácticas y mentalidades que Vanderbloemen ha identificado como clave para el éxito en el liderazgo.

Dirigido a líderes emergentes, gerentes y directivos, emprendedores y profesionales que buscan crecer en su carrera, algunos de los principios tratados en el libro incluyen: (1) la autenticidad y la vulnerabilidad, (2) la visión y el propósito claro, (3) la comunicación efectiva, (4) la resiliencia y la adaptabilidad, (5) el trabajo en equipo y la colaboración, (6) el crecimiento y el desarrollo personal, (7) la productividad y la eficiencia, así como (8) el liderazgo servicial y humilde. Todos temas muy importantes en la labor de conducir un equipo. Vanderbloemen sostiene que cualquier persona puede desarrollar estas características y convertirse en un líder excepcional, independientemente de su posición o título.

Be the Unicorn ofrece consejos prácticos y ejemplos reales para ayudar a los lectores a desarrollar las habilidades y mentalidades necesarias para convertirse en líderes excepcionales. Vanderbloemen identifica 12 rasgos basados en datos (data-driven) que moldean un estilo específico de liderazgo y que separan a los mejores líderes del resto:

1. La velocidad (The Fast, el rápido): es la capacidad para tomar decisiones rápidas y efectivas. La desarrollan líderes decididos, capaces de tomar decisiones informadas de manera oportuna y diferenciando lo urgente de lo que no lo es.

2. La autenticidad (The Authentic, el auténtico): se refiere a un liderazgo genuino y transparente. La despliegan líderes genuinos, transparentes y honestos consigo mismos y con otros, capaces de crear un ambiente laboral positivo y colaborativo al admitir errores y aprender de ellos, inspirando confianza en su entorno.

3. La agilidad (The Agile, el ágil): es la habilidad para adaptarse a cambios. Esta característica es común en líderes flexibles y adaptables, capaces de responder hábilmente a los desafíos del día a día.

4. La resolución (The Solver, el solucionador): es el hábito de resolver problemas complejos. La desarrollan los líderes dedicados a encontrar soluciones a los desafíos que se les presentan de manera efectiva, rechazando ser víctimas y enfocando su energía en superar los obstáculos.

5. La anticipación (The Anticipator, el anticipador): es la capacidad para prever y prepararse para el futuro. Líderes que se anticipan a los acontecimientos y tendencias para configurar sus objetivos.

6. La preparación (The Prepared, el preparado): se refiere al liderazgo que es proactivo y organizado. Son líderes dispuestos a tomar la iniciativa y estructurar un orden para influir en los acontecimientos. 

7. La autoconciencia (The Self-Aware, el autoconsciente): es la comprensión profunda de sí mismo y de sus limitaciones. La desarrollan líderes que comprenden sus fortalezas y debilidades.

8. La curiosidad (The Curious, el curioso): es la apertura a aprender y crecer. La practican líderes que tienen disposición a vivir nuevas experiencias y aprender de ellas.

9. La conexión (The Connected, el conectado): es la habilidad para construir relaciones efectivas. 

10. La simpatía (The Likable, el agradable): se refiere al liderazgo agradable y respetado. Son líderes que construyen relaciones fuertes y basadas en la comprensión del otro.

11. La productividad (The Productive, el productivo): es la capacidad para lograr resultados eficientes. Líderes que establecen prioridades y cumplen plazos.

12. El propósito (The Purpose-Driven, el impulsado por un propósito): es el liderazgo dirigido por un propósito claro. Son líderes enfocados en una meta fundamental preestablecida.

Estos 12 rasgos se basan en el análisis exhaustivo de datos y en experiencias reales de líderes exitosos, no son exclusivos, y muchos líderes exitosos los combinan de manera bastante efectiva. Vanderbloemen afirma que desarrollar estos rasgos puede ayudar a cualquier líder a convertirse en un "unicornio" – un líder excepcional.

La productividad como carácter esencial del liderazgo

Uno de los rasgos más difíciles de desarrollar en el liderazgo es la productividad. En un mundo lleno de distracciones, saber cómo mejorar la productividad es un activo de incalculable valor.

Efectivamente, ser productivo es una de las fortalezas más codiciadas en el mundo actual, tan copado de elementos que desvían la atención (notificaciones de correo electrónico y apps, redes sociales y móviles inteligentes). Solo el 5,72% de los miles de encuestados por Vanderbloemen a lo largo de los años se identificaron como prominentemente productivos.

¿Qué podemos aprender de los líderes que destacan con el rasgo de la productividad? Veamos:

- Hay una diferencia entre ser productivo y simplemente estar ocupado; las personas productivas son muy conscientes de ello.

- Una persona productiva es alguien que produce de manera eficiente (mayor cantidad) y efectiva (empleando menos tiempo y recursos).

- Utilizan inteligentemente su tiempo y recursos (materiales y humanos) para alcanzar sus objetivos.

- Por lo general, tienen su propio sistema o trucos de productividad, perfeccionados a lo largo de una vida de ensayo y error.

Los unicornios productivos, esos seres poco comunes que alcanzan cotas de productividad poco acostumbradas para el común de la gente, se caracterizan por lo siguiente: (1) han descubierto cómo trabajar de manera óptima para maximizar su productividad; (2) establecen objetivos diarios alcanzables y objetivos a largo plazo desafiantes; (3) es probable que se frustren con personas que no trabajan con la misma rapidez y eficacia que ellos (lo que plantea un desafío personal para sobrellevar esa situación); (4) a menudo prefieren trabajar solos en lugar de en equipos (lo que pudiera representar obstáculo para el trabajo en equipo).

Algunos "trucos de productividad"

Una de las razones por la que la productividad es tan importante es que puede ser medida; todos los gerentes saben que lo que se mide se hace, y permite que todo el equipo se vea bien. Establecer objetivos diarios alcanzables así como objetivos a largo plazo puede prepararte para el éxito al enfrentar el día y avanzar en los indicadores de carrera.

Otro desafío común para la productividad es la adicción a los teléfonos móviles: las pantallas y redes sociales pueden ser grandes consumidores de tiempo. Desafíate a ti mismo a pasar períodos cada vez más largos sin usar tu teléfono. Si necesitas un compañero de responsabilidad, te garantizo que tus hijos estarían encantados de separarte de tu teléfono. ¿No tienes hijos? Establece límites de tiempo en tus aplicaciones.

Otro "truco de productividad" tiene que ver con eliminar esa lista interminable de tareas que mata la productividad. Un caballero llamado Ivy Lee diseñó un método para maximizar la productividad del equipo ejecutivo del magnate del acero Charles Schwab ayudándoles a enfocarse en menos para hacer más. Simple y útil, el Método Ivy Lee contempla lo siguiente:

- Comienza por escribir las seis cosas más importantes que debes hacer hoy. 

- Luego, ordenas la lista para trabajar de arriba a abajo; algunas personas prefieren empezar con las tareas que requieren menos tiempo, mientras que otras comienzan con los proyectos más grandes. 

- A continuación, trabajas en la lista; 

- Por último, vas tachando las tareas a medida que las completas. Y luego repites el proceso al día siguiente.

Ivy Lee fue un publicista y consultor estadounidense que vivió entre 1877 y 1934. Es considerado uno de los pioneros en el campo de las relaciones públicas y la comunicación corporativa. Famoso por desarrollar el "Método Ivy Lee" para mejorar la productividad, que consiste en: (1) escribir las 6 tareas más importantes del día, (2) ordenarlas por prioridad, (3) trabajar en cada tarea secuencialmente y (4) tachar cada tarea al completarla. Además de su contribución en productividad, Ivy Lee también es conocido por ser un pionero en la creación de departamentos de relaciones públicas en empresas.

Una opción de lista de tareas que también puede ser efectiva es agrupar todas las cosas que debes hacer por áreas de tu vida. Por ejemplo: "tareas para el trabajo", "tareas para el hogar", "tareas para mí". Muchas personas tienen su propio sistema preferido de listas de tareas y estrategias de productividad. Ya sea que utilices aplicaciones, recordatorios por correo electrónico o papel y pluma, no importa cómo lo hagas, sino que lo hagas regularmente.

Otros trucos para ser más productivo son:

- Desglosar tus tareas grandes en tareas más pequeñas y manejables.

- Conocer tus distracciones y cómo evitarlas.

- Dejar el modo multitasking ("multitareas", hacer varias cosas al mismo tiempo)  y enfocarte en una cosa a la vez.

- Si puedes hacer outsourcing ("tercerizar" o delegar algunas tareas), hazlo.

- Asegúrate de trabajar en tus propios términos para maximizar lo que puedes lograr. 

- Finalmente, ten en cuenta la productividad de los demás manteniendo las reuniones enfocadas y breves. A todos les gusta una agenda enfocada. Elon Musk detesta las reuniones demasiado extensas y todos los que hemos sido empleados conocemos la famosa frase de "esta reunión podía haber sido un e-mail".

Habiendo explorado algunas tácticas de superar los desafíos, veamos las recompensas o incentivos. Algunos argumentan que la cultura de "pequeños premios" ha ido demasiado lejos, pero si un café después del trabajo es el incentivo que necesitas para hacerlo, estoy a favor de ello. Tómate un tiempo para identificar lo que te ayuda a mantener la motivación cuando trabajas. Tal vez no sea un premio, quizás solo sea una descarga precisa de dopamina que obtienes al tachar algo de la lista de tareas o la sensación de satisfacción que obtienes después de un trabajo bien hecho.

La productividad es uno de los rasgos más difíciles de aprender si no eres naturalmente bueno en ello. Pero cualquiera es capaz de mejorar, poniendo en práctica algunas de las estrategias que se han presentado. Seguir tu propia productividad te ayudará a mantenerte responsable, ilustrar qué métodos funcionan mejor para ti y proporcionar una métrica útil para tu revisión de fin de año.

Estos consejos te ayudarán a construir productividad y tu propia reputación como miembro valioso del equipo. Espero que el contenido sea de tu agrado y utilidad. Nos vemos en la próxima, saludos.

Guía para hacer Checklists y mejorar tu productividad

Las checklists o "listas de verificación" son herramientas valiosas para mantenerse organizado y asegurarse de que se completen las tareas importantes. En breve, es una lista de elementos o pasos que deben seguirse en una actividad o proceso determinado, lo que permite hacer un seguimiento del progreso y minimizar los errores u omisiones.

Las listas de verificación tienen varios beneficios para la productividad:

- Organización y estructura: proporcionan una estructura clara para el logro de tareas.

- Ahorro de tiempo: ayudan a optimizar el tiempo y evitar repeticiones innecesarias.

- Ayudan la memoria: evitan olvidos.

- Mejoran la productividad, optimizando el tiempo para realizar tareas e indicando las prioridades.

- Aumentan la satisfacción personal.

Para poder crear una lista de verificación, una forma efectiva debería contemplar lo siguiente:

a) Identifica las tareas importantes: empieza por enumerar todas las tareas o elementos que deben incluirse en la lista de verificación. Sé minucioso para evitar olvidos.

b) Establece un orden lógico: organiza las tareas en una secuencia lógica que refleje el flujo de actividades (puede ser cronológico, de importancia o cualquier otro orden que te interese).

c) Añade detalles relevantes: incluye información adicional para cada tarea, como instrucciones específicas, plazos, recursos necesarios o puntos críticos.

d) Usa un lenguaje claro y conciso: redacta las tareas de tu lista de forma sencilla para garantizar la claridad y evitar ambigüedades.

e) Revisa y prueba la lista de verificación: antes de usarla en tu rutina de trabajo, revisa minuciosamente la lista de verificación para asegurarte de que cubra todos los aspectos relevantes. Pruébala en situaciones reales y realiza los ajustes necesarios.

Las personas con checklists completan su trabajo un 40% más rápido.

Pero el 99% de ellos están haciendo mal sus listas de tareas.

Si quieres hacerlo bien: pic.twitter.com/1gXnLsYXJc

— eagy (@eagy_) August 2, 2024

Mejora tus checklists con los siguientes pasos:

1. Descarga tu cerebro:

- Escribe todas las tareas que tienes en mente.
- Incluye todos los proyectos, metas y tareas pendientes.

2. Agrupa las tareas:

- Resume todas las tareas pendientes en 3-5 grandes tareas por día.
- Prioriza siguiendo la Matriz de Eisenhower:
a) Urgente e importante.
b) No Urgente, pero importante.
c) Urgente, pero no importante.
d) No urgente y no importante.

3. Establece rutinas matutinas:

- Dedicarle 10 a 20 minutos a los mismos hábitos ayuda a tu cerebro a pasar del estado somnoliento a un estado productivo:
a) Meditación, 
b) Estiramientos,
c) Beber agua,
d) Aseo,
e) Desayuno.

4. Programa tus actividades en bloques de tiempo. 

Por ejemplo:
- Trabaja por 90 minutos y tómate un tiempo descanso de 10-15 minutos.
- La Técnica de Pomodoro: trabaja por 25 minutos, con intérvalos de descanso de 5 minutos.
- Modo monje: períodos de trabajo largos de 2 horas, con intérvalos de descanso de 20-30 minutos.

5. Conecta cada tarea con tus metas:

- Pregúntate el por qué de cada tarea.
- Metas + Motivación = más productividad.

6. No sobrecargues tu lista:

- Ocupado no significa productivo.
- Son suficientes 3 a 5 tareas principales y 1 a 2 tareas menores.
 - Esto evita una sobrecarga de tareas, previene el agotamiento y mantiene tu motivación.

7. Revisa tus checklists al final del día:

- Tacha las tareas completadas. 
- Celebra tus logros.
- Analiza y aprende las lecciones de tus fracasos.
- Aplica lo aprendido al día siguiente.

La productividad tiene que ver más con el foco, que con la cantidad de tareas que hagas:

1. Descarga tu cerebro.
2. Separa las tareas.
3. Establece rutinas matutinas.
4. Programa tus actividades en bloques de tiempo.
5. Conecta cada tarea con tus metas.
6. No sobrecargues tu lista.
7. Revisa tus checklists al final del día.

Espero que el contenido sea de tu ayuda. Nos vemos en la próxima.