Gestionar y planificar son dos conceptos fundamentales en el ámbito empresarial y organizacional. Aunque a menudo se utilizan de manera intercambiable, tienen varias diferencias clave:
Gestionar: implica la ejecución eficiente de las decisiones y el control de los recursos asignados. Se enfoca en liderar, motivar y capacitar a las personas para lograr resultados a través de ellas. Algunos aspectos importantes de la gestión incluyen:
a) El liderazgo: inspirar y guiar a los miembros del equipo hacia los objetivos.
b) La motivación: mantener a los empleados motivados y comprometidos.
c) La supervisión: asegurar que las tareas se realicen de manera eficiente y efectiva.
d) El desarrollo de habilidades: fomentar el crecimiento profesional de los miembros del equipo (por ejemplo, por medio de la capacitación).
Planificar: se refiere a la identificación, organización y programación de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos planteados en la organización o equipo. Es un proceso que incluye la toma de decisiones estratégicas y la asignación de recursos. Algunos pasos clave en la planificación son:
i.- Identificar necesidades: determinar qué se requiere para alcanzar los objetivos.
ii.- División de tareas: desglosar el trabajo en tareas manejables.
iii.- Organización y distribución: asignar tareas a los miembros del equipo según sus habilidades.
iv.- Programación: establecer plazos y prioridades.
v.- Seguimiento y evaluación: Monitorear el progreso y ajustar los planes según sea necesario.
Para aplicar estos conceptos en tu equipo, es necesario seguir estos pasos:
1. Definir objetivos claros: asegúrate de que todos comprendan los objetivos del proyecto.
2. Comunicación abierta: fomenta un ambiente donde se compartan ideas y feedback.
3. Delegar responsabilidades: asigna las tareas según las habilidades y talentos de cada miembro.
4. Revisar y ajustar: realiza evaluaciones periódicas y ajusta los planes según sea necesario.
5. Celebrar logros: reconoce y celebra los éxitos del equipo.
Sin embargo, hay una formulación más racional y científica de la teoría de gestión y planificación de equipos/proyectos, que hicieron dos profesores universitarios. Veámoslo seguidamente.
Los Principios de Randolph y Posner para gestionar y planificar en equipo
En su libro “El arte de gestionar y planificar en equipo”, publicado por primera vez en 1989, los profesores Alan Randolph y Barry Posner ofrecen estrategias y técnicas para mejorar la gestión y planificación en equipos de trabajo, que lo han convertido en una referencia importante en el campo de la administración empresarial.
Algunos consejos clave del libro incluyen:
I) FIN. Fijar una meta clara: es decir, se requiere de partida, establecer el punto de llegada del proyecto.
"Para realizar un trabajo debe comenzarse por el final, mentalmente, y luego devolverse. Cuanto más claro tenga el resultado final de su proyecto... podrá planear mejor la forma de llevarlo a cabo".
La mejor manera de saber cuál es la meta de un proyecto es hacer una lista de los resultados que se desean obtener. Idealmente, estos deben fijarse consensuadamente con el equipo.
Adicionalmente, las metas deben tener 5 características que se resumen en el acrónimo SMART ("inteligente", en inglés), es decir:
- Specific (específicas),
- Measurable (medibles),
- Achievable (alcanzables),
- Relevant (relevantes) y
- Timely (temporales).
Las cinco características de los objetivos "inteligentes" (SMART) son: especificidad (responde al ¿qué?), mensurabilidad (responde al ¿cuánto?), factibilidad (responde al ¿cómo?), relevancia (responde al ¿para qué?) y sincronicidad (¿cuándo?).
II) PRECISIÓN. Detallar los objetivos: es fundamental que todos los miembros del equipo comprendan y compartan los objetivos del proyecto. Esto ayuda a alinear esfuerzos y a mantener el enfoque.
"Los objetivos son principios que sirven de guía para encaminar los esfuerzos de los miembros del contingente en su contribución para alcanzar la meta del proyecto".
- Organiza una reunión inicial para definir los objetivos del proyecto.
- Asegúrate de que todos los miembros del equipo entiendan y estén de acuerdo con estos objetivos.
III) ORDEN. Establecer puntos de control: esto es, hitos, actividades, relaciones, estimaciones de tiempo.
"Los puntos de control son como los mojones [hitos] que en la antigüedad se colocaban cada cierto espacio a lo largo de los caminos para hacerle saber a los viajeros que iban en la dirección correcta; servían de recordatorio visible de cuánto avanzaban. Los puntos de control cumplen un papel similar en el recorrido hacia la línea final del proyecto; sirven para medir el avance del proyecto".
Para establecer claramente los puntos de control de un proyecto es recomendable hacer lo siguiente:
- Asigna tareas basadas en las habilidades y fortalezas de cada miembro del equipo.
- Clarifica las expectativas y los plazos para cada tarea.
- Confía en los miembros del equipo para que realicen sus tareas y evita la microgestión.
IV) IMAGEN. Presentar gráficamente un programa de trabajo: tal y como dice el refrán, "una imagen vale más que mil palabras".
"Para obtener lo máximo de sus esfuerzos de planificación usted debe crear una gráfica del proyecto que está ensamblado. Debe captar toda la información generada en el proceso de planificación en un programa que sea fácil de entender y fácil de usar".
Para presentar gráficamente un plan de trabajo es recomendable:
- Utilizar herramientas como diagramas de Gantt o gráficos de barras y los diagramas de flujo o flujogramas.
- Valerse de software de gestión de proyectos para visualizar los objetivos y plazos.
V) FORMACIÓN. Capacitar a las personas, tanto individualmente como considerando al equipo de trabajo en conjunto.
"¿Es usted capaz de dirigir el proyecto? El primer paso para hacerlo es capacitar a las personas".
Para capacitar a los miembros de su equipo, es recomendable:
- Entender el comportamiento humano, tanto el suyo, como el de su equipo.
- Investigar los motivos de cada miembros del equipo y asegúrese de convertirlo en el incentivo de cada quien para dejar su aporte al proyecto.
VI) MOTIVACIÓN. Reforzar el compromiso y el entusiasmo del equipo de trabajo:
"Las compañías excelentes y los equipos de alto rendimiento tienen valores articulados de manera clara que les indican la forma cómo han de desarrollar sus negocios, sus programas o sus proyectos".
"El compromiso proviene del concepto de propiedad".
Para reforzar el compromiso y entusiasmo del equipo, es recomendable:
- Desarrollar confianza, a través de la transparencia y el cumplimiento de los compromisos.
- Implementar reuniones regulares de equipo para discutir el progreso y los desafíos.
- Ser transparente en las comunicaciones y decisiones.
- Cumplir con los compromisos y esperar lo mismo de los demás.
- Organizar actividades de team building para fortalecer las relaciones dentro del equipo.
- Involucrar a todos los miembros en la toma de decisiones importantes.
- Animar a los miembros del equipo a proponer ideas y soluciones.
- Reconocer y valorar las contribuciones de todos.
VII) COMUNICACIÓN. Conectar a todas las personas involucradas en el proyecto.
"Para asegurar el éxito de un proyecto es primordial mantener informadas a las personas que participan en él. La información cumple un rol importante para lograr que la gente se desempeñe de la mejor manera posible".
Para mantener a los miembros del equipo informados y comunicados, es recomendable:
- Fomentar la comunicación abierta: los equipos deben sentirse cómodos compartiendo ideas, preocupaciones y feedback.
- Utilizar plataformas de comunicación (Microsoft Teams, WhatsApp, Slack) para mantener una comunicación constante.
- Establecer sistemas de retroalimentación: mecanismos para proporcionar y recibir feedback regularmente.
- Fomentar un ambiente donde los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo sus ideas y preocupaciones.
- Realizar revisiones periódicas del progreso del proyecto.
- Ser flexible y estar dispuesto a ajustar los planes según sea necesario.
- Utilizar el feedback del equipo para mejorar continuamente los procesos.
- Escuchar es más importante que hablar.
VIII) NEGOCIACIÓN. Estimular al personal, estableciendo acuerdos. Los gerentes de proyecto y los líderes de equipos de trabajo deben ser negociadores efectivos para manejar las discrepancias. El objetivo de toda negociación es llegar a un acuerdo que satisfaga a las partes involucradas.
"... hay cuatro tácticas que pueden ayudar a que se llegue a un consenso entre las partes:
1. Trabajar para establecer un terreno común.
2. Ampliar las áreas de acuerdo.
3. Recoger la información.
4. Concentrarse en los problemas, no en las personas".
Para establecer acuerdos efectivamente, es recomendable:
- Desarrollar habilidades de resolución de conflictos: los conflictos son inevitables en cualquier equipo. Es importante tener estrategias para manejarlos de manera constructiva y mantener un ambiente de trabajo positivo.
- Capacitar a los miembros del equipo en técnicas de resolución de conflictos.
- Abordar los conflictos de manera rápida y justa.
- Fomentar un ambiente donde los desacuerdos se vean como oportunidades para mejorar.
- Identificar problemas, fricciones y desacuerdos en el equipo.
- Evitar disputas.
- Tenga en cuenta las limitaciones de la lógica, trate de colocarse en la posición del otro.
- Sepa lo que quiere y pídalo.
- Evite expresiones irritantes.
IX) EMPODERAMIENTO. Incrementar su poder y el de las demás personas involucradas en el proyecto: todas las personas consideran que, independientemente de las circunstancias en que hayan hecho un trabajo, lo habrían hecho mejor si hubieran tenido más poder, facultades o capacidades para hacerlo.
"El reto de dirigir proyectos exitosos, contingentes de trabajo efectivos y grupos de trabajo de alto rendimiento es encontrar los mecanismos para ampliar sus facultades y las de los demás. Aumentar el poder de las personas genera la energía necesaria para lograr continuamente el éxito".
Para incrementar su poder y el de las demás personas involucradas en el proyecto, es recomendable:
- Fomentar la participación activa: involucrar a todos los miembros del equipo en la toma de decisiones y en la planificación.
- Delegar responsabilidades: distribuir tareas de manera equitativa y según las habilidades de cada miembro del equipo puede aumentar la eficiencia y la motivación.
- Celebrar los logros: reconocer los éxitos del equipo, tanto grandes como pequeños, en reuniones y comunicaciones.
- Organizar celebraciones o eventos para marcar hitos importantes.
- Agradecer a los miembros del equipo por su trabajo y dedicación.
X) INNOVACIÓN. Resolver los problemas con creatividad: implica animar a los miembros del equipo a pensar de manera creativa y a proponer nuevas ideas. Un entorno que valora la innovación puede llevar a soluciones más efectivas y a una mayor satisfacción laboral.
"Toda organización que quiera ser competitiva en el mercado turbulento de estos tiempos debe introducir innovaciones. Es esencial que las organizaciones premien a quienes asumen y alientan la creatividad".
- Crea un entorno donde las nuevas ideas sean bienvenidas.
- Organiza sesiones de brainstorming y talleres creativos.
- Proporciona recursos y tiempo para que los miembros del equipo exploren nuevas ideas.
En esta entrada hemos visto el significado de gestionar y planificar, las actividades que implica cada uno de estas categorías y los 10 principios fundamentales formulados por Alan Randolph y Randy Posner para gestionar y planificar hábilmente un equipo o proyecto de trabajo.
Espero que el contenido sea de utilidad; hasta la próxima. Saludos.
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