Las secretarias, asistentes de dirección o personal assistant, desempeña un papel crucial en el funcionamiento de una empresa.
Es una función que con el tiempo ha llegado a estar tan monopolizado por mujeres que, al menos en castellano, siempre se menciona en femenino, aunque también haya secretarios (o también asistentes o gestores administrativos, que fungen como tales).
Una secretaria es la persona de mayor confianza en la organización. Por sus manos pasan documentos, llamadas, propuestas, estrategias y demás situaciones que definen el futuro de las empresas o las entidades. Conocen más de la vida personal del jefe e inclusive de los compañeros de trabajo que cualquier otro.
Discreción, confidencialidad y confianza son valores intrínsecos al oficio de las secretarias. A pesar de que esta profesión ha evolucionado acorde con las circunstancias del mercado y el desarrollo tecnológico, los valores y los principios del oficio siguen siendo los mismos desde su nacimiento.
Las habilidades que se requieren para que una secretaria desempeñe correctamente su trabajo se clasifican en habilidades "blandas", es decir, rasgos interpersonales que has desarrollado con el tiempo, como la comunicación efectiva, la credibilidad o la generosidad, y "duras", que representan aquellas cosas que una persona ha aprendido a hacer o a usar, como las herramientas, las tecnologías u otras competencias.
Entre las habilidades blandas que son cruciales para una secretaria, ya que facilitan la interacción efectiva y la gestión eficiente de las tareas diarias. Aquí tienes algunas de las más importantes:
1. Comunicación efectiva: es la capacidad para expresar ideas claramente y escuchar activamente. Esto incluye tanto la comunicación verbal como la escrita. Además, deben tener capacidad de escuchar, pues al estar encerrados en sus despachos, los responsables de las empresas no tienen tiempo para conectarse con las inquietudes de quienes les rodean, por lo que la secretaria debe ser un buzón de sugerencias que recoge las quejas del personal o de los clientes, para, con tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores. Dos elementos adicionales le hacen formar parte del top:
a) Redacción correcta, precisa y sin faltas. Su obligación es releer el texto antes de pasárselo al jefe, para que éste no encuentre ningún error.
b) Conocimiento de idiomas. Bien sea por la internacionalización de las relaciones empresariales, o por la falta de conocimiento de idiomas de los jefes (especialmente los más "maduros"), lo cierto es que, en su profesión, cada vez es más necesarios dominar otras lenguas.
2. Organización del trabajo: es la habilidad para mantener el orden y gestionar múltiples tareas y prioridades de manera eficiente. Además de construir su agenda por orden de prioridades, una buena secretaria (o secretario) siempre deberá prever un espacio diario para los frecuentes imprevistos. Por ejemplo, para ordenar correctamente el archivo, tres trucos le facilitarán esta tarea:
a) no dejar que se amontonen los papeles,
b) seleccionar lo que llega y
c) archivar bien.
3. Atención al detalle: es la capacidad para notar y corregir errores, asegurando que el trabajo sea preciso y de alta calidad.
4. Gestión del tiempo: es la habilidad para planificar y ejecutar tareas de manera eficiente, priorizando adecuadamente y cumpliendo con los plazos.
5. Resolución de problemas: es la capacidad para identificar problemas y encontrar soluciones efectivas de manera rápida y eficiente.
6. Adaptabilidad: es la flexibilidad para adaptarse a cambios y nuevas situaciones, y para manejar múltiples tareas a la vez.
7. Capacidad de trabajar en equipo: es la capacidad para colaborar efectivamente con colegas y superiores, y para contribuir positivamente al ambiente de trabajo.
8. Discreción: es la habilidad para manejar información sensible con discreción y mantener la confidencialidad. Como una vía de comunicación entre los máximos responsables de la empresa, la Secretaria tendrá acceso a documentos confidenciales. No es ético fisgonear estos informes ni divulgar datos secretos que afectarían a la organización. Igualmente, la murmuración es fatal: mata el tiempo (ya por sí es bastante escaso) y la confianza, dos activos supremos en manos de una buena secretaria.
9. Empatía y conducción de relaciones interpersonales: capacidad para entender y responder a las necesidades y emociones de los demás, creando un ambiente de trabajo positivo y de apoyo. Entre estas habilidades se encuentran:
a) Amabilidad y simpatía: atender bien tanto a los colaboradores y compañeros como al público externo.
b) Proactividad: tener iniciativa para anticipar necesidades y tomar medidas antes de que se soliciten.
c) Espíritu de servicio. Como secretaria, debe colaborar aliviando el trabajo de sus superiores. Por ello, deberá intentar ser útil en todo momento.
d) Iniciativa. ¿Puede haber algo más irritante para un jefe estresado que ver a su persona de confianza cruzada de brazos, a la espera de instrucciones?
e) Tranquilidad y paciencia. Sin duda alguna, cuando el superior está abrumado de trabajo, descarga su tensión con quien tenga más cerca. Asumirlo y mantener la calma es clave.
f) Sentido del humor. La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un buen chiste.
g) Disponibilidad. El jefe puede necesitarla en cualquier momento del día. Si se hace imprescindible (lo que es frecuente), la empresa no podrá seguir adelante sin su ayuda, por lo que se le exigirá una total flexibilidad y capacidad de adaptación.
h) Tacto y diplomacia. A la empresa llega todo tipo de gente (clientes, directivos, proveedores, familiares, etc), por lo que una buena secretaria debe saber tratar con cada uno.
Por su parte, las habilidades duras o técnicas que son fundamentales para desempeñar eficientemente la labor de secretaria son las siguientes:
1. Software de oficina: el dominio de programas como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) es esencial. También es útil conocer herramientas de gestión de proyectos como Microsoft Teams, Trello o Asana.
2. Procesamiento de texto: habilidad para redactar y formatear documentos profesionales, incluyendo cartas, informes y presentaciones.
3. Gestión de calendarios y agendas: capacidad para organizar y gestionar calendarios, programar reuniones y citas, y coordinar eventos.
4. Bases de datos y sistemas de archivo: conocimiento de cómo mantener y organizar bases de datos y sistemas de archivo electrónicos y físicos.
5. Correo electrónico y comunicación: competencia en la gestión de correos electrónicos, incluyendo la redacción de correos claros y profesionales, y la organización de bandejas de entrada.
6. Habilidades de búsqueda en internet: capacidad para buscar información de manera eficiente y precisa en internet.
7. Software de contabilidad: tener una familiaridad con programas de contabilidad y finanzas, como QuickBooks o SAP, puede ser beneficioso, especialmente si el rol incluye tareas administrativas financieras.
8. Seguridad informática: conocimiento básico de seguridad informática para proteger la información sensible y manejar datos de manera segura.
9. Herramientas de comunicación: uso de herramientas de comunicación como Zoom, Microsoft Teams o Skype para videoconferencias y reuniones virtuales.
10. Edición y diseño básico: habilidades básicas en programas de edición y diseño gráfico, como Adobe Acrobat y Canva, para crear y editar documentos visualmente atractivos.
En un mundo empresarial complejo y globalizado como el actual, la secretaria se ha convertido en una joya para la empresa: el brazo derecho de los jefes, sin el cual difícilmente podrían soportar la carga de la dirección.
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