Guía para hacer Checklists y mejorar tu productividad

Las checklists o "listas de verificación" son herramientas valiosas para mantenerse organizado y asegurarse de que se completen las tareas importantes. En breve, es una lista de elementos o pasos que deben seguirse en una actividad o proceso determinado, lo que permite hacer un seguimiento del progreso y minimizar los errores u omisiones.

Las listas de verificación tienen varios beneficios para la productividad:

- Organización y estructura: proporcionan una estructura clara para el logro de tareas.

- Ahorro de tiempo: ayudan a optimizar el tiempo y evitar repeticiones innecesarias.

- Ayudan la memoria: evitan olvidos.

- Mejoran la productividad, optimizando el tiempo para realizar tareas e indicando las prioridades.

- Aumentan la satisfacción personal.

Para poder crear una lista de verificación, una forma efectiva debería contemplar lo siguiente:

a) Identifica las tareas importantes: empieza por enumerar todas las tareas o elementos que deben incluirse en la lista de verificación. Sé minucioso para evitar olvidos.

b) Establece un orden lógico: organiza las tareas en una secuencia lógica que refleje el flujo de actividades (puede ser cronológico, de importancia o cualquier otro orden que te interese).

c) Añade detalles relevantes: incluye información adicional para cada tarea, como instrucciones específicas, plazos, recursos necesarios o puntos críticos.

d) Usa un lenguaje claro y conciso: redacta las tareas de tu lista de forma sencilla para garantizar la claridad y evitar ambigüedades.

e) Revisa y prueba la lista de verificación: antes de usarla en tu rutina de trabajo, revisa minuciosamente la lista de verificación para asegurarte de que cubra todos los aspectos relevantes. Pruébala en situaciones reales y realiza los ajustes necesarios.

Las personas con checklists completan su trabajo un 40% más rápido.

Pero el 99% de ellos están haciendo mal sus listas de tareas.

Si quieres hacerlo bien: pic.twitter.com/1gXnLsYXJc

— eagy (@eagy_) August 2, 2024

Mejora tus checklists con los siguientes pasos:

1. Descarga tu cerebro:

- Escribe todas las tareas que tienes en mente.
- Incluye todos los proyectos, metas y tareas pendientes.

2. Agrupa las tareas:

- Resume todas las tareas pendientes en 3-5 grandes tareas por día.
- Prioriza siguiendo la Matriz de Eisenhower:
a) Urgente e importante.
b) No Urgente, pero importante.
c) Urgente, pero no importante.
d) No urgente y no importante.

3. Establece rutinas matutinas:

- Dedicarle 10 a 20 minutos a los mismos hábitos ayuda a tu cerebro a pasar del estado somnoliento a un estado productivo:
a) Meditación, 
b) Estiramientos,
c) Beber agua,
d) Aseo,
e) Desayuno.

4. Programa tus actividades en bloques de tiempo. 

Por ejemplo:
- Trabaja por 90 minutos y tómate un tiempo descanso de 10-15 minutos.
- La Técnica de Pomodoro: trabaja por 25 minutos, con intérvalos de descanso de 5 minutos.
- Modo monje: períodos de trabajo largos de 2 horas, con intérvalos de descanso de 20-30 minutos.

5. Conecta cada tarea con tus metas:

- Pregúntate el por qué de cada tarea.
- Metas + Motivación = más productividad.

6. No sobrecargues tu lista:

- Ocupado no significa productivo.
- Son suficientes 3 a 5 tareas principales y 1 a 2 tareas menores.
 - Esto evita una sobrecarga de tareas, previene el agotamiento y mantiene tu motivación.

7. Revisa tus checklists al final del día:

- Tacha las tareas completadas. 
- Celebra tus logros.
- Analiza y aprende las lecciones de tus fracasos.
- Aplica lo aprendido al día siguiente.

La productividad tiene que ver más con el foco, que con la cantidad de tareas que hagas:

1. Descarga tu cerebro.
2. Separa las tareas.
3. Establece rutinas matutinas.
4. Programa tus actividades en bloques de tiempo.
5. Conecta cada tarea con tus metas.
6. No sobrecargues tu lista.
7. Revisa tus checklists al final del día.

Espero que el contenido sea de tu ayuda. Nos vemos en la próxima.