¿La Matriz de Eisenhower (Urgente/Importante) realmente era de Eisenhower?

El General y Presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower.

La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo que nos ayuda a organizar y priorizar nuestras tareas en función de su importancia y urgencia. Fue inspirada en el líder estadounidense Dwight D. Eisenhower, de quien se dice que la utilizó para organizar su agenda. Esta matriz se representa gráficamente en un cuadrante con dos ejes, donde se clasifican las tareas según su grado de importancia y los plazos de entrega. El eje vertical indica la urgencia, y el horizontal indica la importancia de una tarea determinada.

Dwight D. Eisenhower fue un General del Ejército estadounidense, que se convertiría en el 34° Presidente de los Estados Unidos de América. Para el tópico que nos ocupa, establecimiento de prioridades y administración del tiempo, es conocido por la siguiente frase de su discurso ante la Segunda Asamblea del Consejo Mundial de las Iglesias, en Evanston, Illinois, el 19 de agosto de 1954:

Now, my friends of this convocation, there is another thing we can hope to learn from your being with us. I illustrate it quoting the statement of a former college presidente, and I can understand the reason for this sepaking as he did. I am sure President Miller can.

This Presidente said, 'I have two kinds of problems: the urgent and the important.

What is important is rarely urgent

and what is urgent is rarely important'

Now this, I thin, represents a dilemma of modern man. Your being here can help place the important before us, and perhaps even give the important the touch of urgency. And you can strengthen our faith thatmen of goodwill, working together, can solve the problems confronting them'

["Ahora, amigos míos de esta convocatoria, hay otra cosa que podemos esperar aprender de su presencia entre nosotros. Lo ilustro citando la declaración de un ex rector de una universidad, y puedo entender el motivo de hablar como él lo hizo. Estoy seguro de que el presidente Miller puede hacerlo. Este Presidente dijo:

'Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes.
Lo que es importante raramente es urgente
y lo que es urgente, raramente es importante'

Ahora bien, creo que esto representa un dilema en el hombre moderno. Su presencia aquí puede ayudarnos a poner lo importante ante nosotros, y tal vez incluso darle a lo importante el toque de urgencia. Y ustedes pueden fortalecer nuestra fe en que los hombres de buena voluntad, trabajando juntos, pueden resolver los problemas que enfrentan."] 

En honor a la verdad, como observamos de la cita literal, la frase no es propia del mismo Eisenhower, sino que éste la tomó de J. Roscoe Miller, un médico que llegó a ser Decano asistente de la Escuela de Medicina de la Universidad de Northwestern, desde 1933; en 1941 fue nombrado Decano, correspondiéndole dirigir la Facultad en tiempos de guerra. Incluso, hizo una pausa en su carrera académica para unirse al Ejército norteamericano en 1944, para convertirse en Rector a su regreso. 

Sin embargo, la frase citada y la observación que expone, evidencia que el Presidente Eisenhower desarrolló un criterio para gerenciar las prioridades basado en dos premisas: la urgencia y la importancia. El conocimiento convencional lo agrupó en forma de matriz con dos columnas, conocida como la "Matrix de Eisenhower", que luego sería popularizada por Stephen Covey en sus "7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva".

Antes de ser electo Presidente de los Estados Unidos de América, Eisenhower tuvo una larga carrera militar, donde la efectividad en el manejo de la prioridades en conflicto podría haber significado la vida o la muerte para él o las tropas que lideraba. Aunque peleó varias guerras, es recordado por su rol principal en la II Guerra Mundial, durante la cual fue reconocido por su eficiencia y efectividad durante las diversas maniobras que desarrolló, y que lo llevaron a la cabeza del Comando Supremo de la Fuerza Expedicionaria Aliada, donde planificó exitosamente el desembarco de Normandía de 1944.

Durante su mandato, la habilidad de Eisenhower de gerenciar las prioridades le permitieron acarrear un gran número de proyectos, como la Guerra de Corea, establecer contacto con líderes de la Unión de Repúblicas Socialistas Soviéticas (URSS) y la creación de la NASA.

La Matriz de Eisenhower es una herramienta indispensable cuando confrontamos el día a día con un gran número de responsabilidades importantes, que requieren tareas que hacer y decisiones que tomar. Ha probado su efectividad y su simplicidad de uso en el manejo de las prioridades a lo largo de los años, gracias a los dos criterios de urgencia e importancia.

Una tarea URGENTE debe ser hecha inmediatamente. Un retardo en su realización probablemente cause problemas para el proyecto del cual es parte. 

Una tarea IMPORTANTE permite lograr los objetivos y ganar valor. Fracasar en ello vuelve imposible alcanzar el objetivo.

La matriz de Eisenhower es bien conocida en el ámbito profesional, porque coloca el manejo de las prioridades en una dimensión temporal. Es una herramienta que ayuda a determinar cuál acción tomar primero, por lo que sirve a varios propósitos esenciales en la gestión del tiempo y la productividad:

- Priorizar tareas: ayuda a categorizar nuestras tareas en función de su urgencia e importancia. Esto permite identificar las actividades que requieren nuestra atención inmediata y aquellas que podemos programar para más tarde.

- Eliminar distracciones: al identificar las tareas que son urgentes pero no importantes, permite minimizar o incluso eliminar estas distracciones que consumen nuestro tiempo valioso.

- Enforcarse en metas a largo plazo: las tareas que son importantes pero no urgentes suelen estar vinculadas a nuestros objetivos a largo plazo. La matriz de Eisenhower permite dedicar tiempo a estas actividades, lo cual es crucial para nuestro crecimiento personal y profesional.

- Promover la autodisciplina: utilizar la matriz requiere disciplina para seguir sus principios y evitar caer en la trampa de las tareas no productivas. Esto puede mejorar nuestra autodisciplina a largo plazo.

- Mejorar la productividad: al ayudarnos a priorizar tareas, eliminar distracciones y fomentar el enfoque en nuestras metas, la matriz de Eisenhower puede mejorar significativamente nuestra productividad en general en nuestra vida y en nuestros negocios.

¿Cómo funcionan las distintas combinaciones de urgencia e importancia en la matriz? Veámoslo seguidamente:

1. Importante y urgente: son tareas críticas que debes abordar cuanto antes. Son prioritarias y requieren acción inmediata.

2. Importante pero no urgente: son tareas que no requieren inmediatez, pero que debes planificar para realizarlas en un momento adecuado.

3. Urgente pero no importante: son tareas que requieren hacerse de inmediato, pero que no contribuyen significativamente a tus objetivos a largo plazo. Considera delegarlas o minimizarlas.

4. No importante y no urgente: son tareas que puedes eliminar o posponer sin afectar tus metas principales.

La combinación de los cuatro cuadrantes proporciona una vista comprensiva de las actividades a priorizar y cómo acometerlas:

La matriz de Eisenhower es una herramienta indispensable para priorizar tareas y aumentar tu eficiencia. Si deseas mejorar tu productividad, deberás aplicar la matriz de Eisenhower en tu rutina diaria.

Espero que el contenido te sea útil. Nos vemos en la próxima.